Kontingenční tabulka

Excel IX

V našem výkladu Excelu jsme již dost pokročili, proto nás dnes čeká obtížnější téma a tím je kontingenční tabulka. Co to vlastně je kontingenční tabulka? Je to spV našem výkladu Excelu jsme již dost pokročili, proto nás dnes čeká obtížnější téma a tím je kontingenční tabulka. Co to vlastně je kontingenční tabulka? Je to speciální in teraktivní tabulka, ve které jsou shrnována data z jiné tabulky nebo databáze a tato data jsou analyzována. eciální in teraktivní tabulka, ve které jsou shrnována data z jiné tabulky nebo databáze a tato data jsou analyzována.

My tedy získáme menší souhrnnou tabulku, která by svou strukturou měla obsáhnout celou původní - zdrojovou - tabulku. Nejlepší bude si to ukázat na příkladu. Nejčastěji budeme potřebovat kontingenční tabulku pro získání rychlého přehledu z větší tabulky, ve které se hodnoty opakují, abychom je mohli slučovat a dále s nimi počítat. Jako zdroj dat použijeme tabulku, kterou nám poskytl program na počítání telefonních hovorů ve firemní ústředně - tento program zaznamenává všechny hovory během doby podle poboček (linek). U každého hovoru tedy známe firmu, které pobočková linka náleží, a pak údaj o čase - kdy se hovor uskutečnil a jak dlouho trval. Zvolíme si tabulku hovorů pro jeden měsíc, například leden, a budeme chtít rychle a bez zbytečného ručního počítání získat informaci o tom, kolik která firma za měsíc leden provolala.

VYTVOŘIT

Začneme tím, že z textové nabídky Data vybereme položku Kontingenční tabulka a graf . Spustí se Průvodce kontingenční tabulkou a grafem. V prvním kroku volíme umístění dat, která chceme zpracovat. V našem případě je to Seznam nebo databáze Microsoft Excel. Dále vybíráme, zda potřebujeme vytvořit kontingenční tabulku nebo graf, budeme vytvářet pouze tabulku.
V našem výkladu Excelu jsme již dost pokročili, proto nás dnes čeká obtížnější téma a tím je kontingenční tabulka. Co to vlastně je kontingenční tabulka? Je to speciální in teraktivní tabulka, ve které jsou shrnována data z jiné tabulky nebo databáze a tato data jsou analyzována. V druhém kroku určujeme oblast, ze které mají být data čerpána. Excel sám vybere vždy první list v excelovském souboru, proto musíme dát pozor, abychom správně zadali list a na něm oblast buněk, v našem příkladu: leden02!$A$1:$E$27.

ROZVRŽENÍ

Nyní máme dvě možnosti. Buď klikneme na tlačítko Dokončit a na list se vloží prázdná kontingenční tabulka, jejíž položky dotvoříme až následně, nebo si nejprve určíme, jak bude tabulka vypadat, a teprve pak ji dokončíme.
Zkusíme ji nastavit ještě před dokončením: klikneme na tlačítko Rozvržení ... a otevře se nová karta. Na kartě vidíme popis postupu, kterým tabulku dotváříme. Vpravo jsou plovoucí tlačítka s názvy sloupců zdrojové tabulky, tato tlačítka můžeme chytit myší (kliknout na ně levým tlačítkem myši a držet) a přetáhnout na místo, kde je chceme v tabulce mít. Výpočet probíhá v poli DATA.
V našem příkladu potřebujeme součet hovorného podle skupin, tedy firem. Proto do pole ŘÁDEK přetáhneme tlačítko Skupina - tím jsme zadali třídění podle skupiny. Sčítat chceme hovorné, to budou potřebná data, proto tlačítko Hovorné přetáhneme do pole DATA.

DOKONČENÍ A KONTROLA

Automaticky se doplní funkce Součet, jak ukazuje obrázek. Pokud bychom potřebovali jinou funkci než součet, stačí poklepat myší na zobrazení funkce v poli DATA - Součet z Hovorné - a otevře se další malé okno s výběrem požadované funkce. My ovšem chceme součet, takže rozvržení ukončíme tlačítkem OK. Nyní už můžeme průvodce tvorbou kontingenční tabulky dokončit.
Na listu "leden 02" vidíme vedle zdrojové tabulky malou kontingenční tabulku, ve které je rychle a bez zdlouhavých mezisoučtů spočítáno hovorné jednotlivých firem. Pro kontrolu můžeme sečíst sloupec Hovorné ve zdrojové tabulce - součet souhlasí s celkovým součtem v kontingenční tabulce. Kontingenční tabulka není složitá, jen si vždy musíme předem dobře uvědomit, co přesně budeme počítat.

* * *

V posledním kroku jsme dotázáni, kam chceme kontingenční tabulku umístit, zda na některý existující list, nebo na zcela nový list. Naše tabulka nebude velká, proto ji umístíme na existující list - některou buňku označíme myší a tam se vloží tabulka.